Doelstelling wendbare organisatie
De ontwikkelingen die op ons af komen, vragen veel van ons als belastingorganisatie. Een deel van ons succes is dan ook afhankelijk van ons vermogen om de veranderingen vorm te geven. Zeker in een tijd waarbij de ontwikkelingen elkaar snel opvolgen, meer op afstand wordt gewerkt, maar ook de aard van het vak steeds meer verschuift van administratief naar gegevensmanagement.
Om in te kunnen spelen op toekomstige ontwikkelingen moet dan ook worden geïnvesteerd in een meer wendbare organisatie. Dat houdt in dat we gemakkelijker kunnen omgaan met ontwikkelingen die op ons afkomen. Zonder dat dit leidt tot problemen in ons gewone werk of een te hoge werkdruk voor de medewerkers. Een organisatie met flexibiliteit en de juiste capaciteit en kennis op de juiste plek. Dit vraagt om meer inzicht en sturing op capaciteit in de keten en bredere inzetbaarheid.
Complexiteitsreductie van informatievoorziening door onder andere procesgericht werken, werken onder architectuur en voldoen aan standaarden, draagt hier aan bij. In 2025 gaan we door op de ingeslagen weg.
Verder Inrichten en beheren van de processen en vereenvoudiging van de informatievoorziening conform Landelijke Lokale Belastingprocessen (LLBP)
Naar verwachting zullen we in de loop van 2025 een groot deel van onze processen ingericht hebben conform de LLBP. De door de LLBP per proces vastgestelde KPI’s zullen we waar opportuun ook gaan gebruiken. De LLBP valideert de processen regelmatig en past aan waar nodig (denk aan veranderende wet- en regelgeving of voortschrijdend inzicht). Dit wordt steeds in nauw overleg met de leveranciers van belastingsoftware gedaan, die daarop weer kunnen inspelen. Op deze wijze blijven de software en de processen up-to-date en is het voor de gebruikers, waaronder GBLT, gemakkelijker om ook up-to-date te blijven. In het Ketenoverleg worden afspraken gemaakt over de werkwijze en de borging. In Leantrajecten zal er aandacht zijn voor het werken conform de LLBP-processen, worden verbeteringen doorgevoerd en nieuwe inzichten/verbetervoorstellen worden doorgegeven aan de LLBP.
Implementeren van werken onder architectuur waarbij we complexiteit reduceren en tijdelijke oplossingen in de informatievoorziening omzetten naar structurele voorzieningen
De verwachting is dat we in 2024 het werken onder architectuur grotendeels hebben geïmplementeerd. In 2025 willen we werken onder architectuur verder toepassen en optimaliseren. Bij veranderingen zullen we onze doelarchitectuur als uitgangspunt hanteren. We hebben een relatie gelegd tussen onze procesarchitectuur (zie LLBP), de informatiearchitectuur en de technische ICT-architectuur. Concreet betekent het dat we de LLBP-processen als de standaard zien en dat de inrichting van applicaties en de uitwisseling van data volgens landelijke en open standaarden gebeurt. Het inzetten van 'proven technology' past ook binnen onze doelarchitectuur.
Daarnaast gaan we tijdelijke oplossingen in de informatievoorziening in de vorm van maatwerk en scripts omzetten naar structurele voorzieningen. Maatwerk en scripts wijken af van (landelijke) standaarden, zijn niet generiek en wijken af van onze doelarchitectuur. Ze maken de ICT-omgeving onnodig complex en daardoor zijn we minder wendbaar.
Het generiek inrichten van onze architectuur vergroot onze wendbaarheid. Dit zorgt op de lange termijn voor flexibiliteit waardoor wij en onze leveranciers sneller kunnen reageren op veranderingen om ons heen.
Onze informatiemanagers zullen in samenwerking binnen LLBP, collega-belastingkantoren en leveranciers werken onder architectuur verder vorm geven. Hierdoor zal het werken onder architectuur uit het reguliere budget worden gefinancierd.
Onderzoeken en toepassen mogelijkheden robotica en kunstmatige intelligentie om processen efficiënter en eenvoudiger te maken
We gaan verder met het inzetten van RPA (Robotic Process Automation, ook wel robotisering genoemd), waarbij we de organisatie goed meenemen in de mogelijkheden, zodat we dit in 2025 verder kunnen uitbouwen. Repeterende en voorspelbare werkzaamheden kunnen dan worden overgenomen door robots, zodat medewerkers kunnen worden ingezet op werkzaamheden waar meer inzicht en kennis voor nodig is. In 2024 en 2025 gaan we verder onderzoeken welke processen door de inzet van robots uitgevoerd kunnen worden. In 2025 zijn eigen medewerkers in staat deze robots te bouwen en is in de basis daarvoor geen externe inhuur meer nodig.
De benodigde RPA-licenties zijn jaarlijks terugkerende kosten en zijn in de huidige begroting opgenomen.
Realiseren van de doelstellingen over de informatiearchitectuur rondom de WOZ zoals vastgelegd in het "Convenant samenwerking WOZ-ICT standaarden" en realisatie van het vernieuwde informatiemodel WOZ (IMWOZ)
In 2025 gaan we verder met het realiseren van de doelstellingen van de informatiearchitectuur van de WOZ. Onder ander door het toepassen en gebruik van AI-taxatiemodellen.
AI taxatiemodel; De AI-waarden vanuit de AI-modellen vormen momenteel een beperkte controle voor de door de taxateurs zelf bepaalde (model)waarden. Een volgende stap is het verder uitbouwen en verfijnen van de AI-modellen zodat deze op termijn naast de reguliere (model)waarde een volwaardige tweede modelwaarde vormt en daarmee de WOZ-waardering volledig ondersteunt. Hiermee wordt de WOZ-waarde op twee manieren berekend, afgestemd en getoetst, wat de kwaliteit van de taxaties alleen maar zal doen toenemen.
In 2023 is besloten om het huidige Convenant samenwerking WOZ-ICT "ongewijzigd te verlengen". Zodra meer duidelijkheid bestaat over de wijze waarop common ground geïmplementeerd gaat worden in het WOZ-domein, zal dit worden verwerkt in een volgende versie van het convenant. We verwachten dat dit in 2025 zijn beslag gaat krijgen.
De verwachting is tevens dat er in 2025 duidelijkheid is over de invoering van het nieuwe Informatiemodel WOZ, IMWOZ 3.20. Het Informatiemodel WOZ beschrijft de inhoud van de basisadministratie WOZ. Leveranciers zullen hiervoor aanpassingen moeten doen in hun belastingapplicaties. Het is nog onduidelijk of daarmee kosten gemoeid zijn.
Aanpassen van de digitale aangifte voor de zuiveringsheffing bedrijven aan het nieuwe belastingstelsel
De digitale aangifte voor de zuiveringsheffing bedrijfsruimten zal aangepast moeten worden ter voorbereiding op de wijziging van het belastingstelsel voor de waterschappen per 1 januari 2026. Samen met andere belastingkantoren wordt in 2024 inzichtelijk gemaakt welke aanpassingen doorgevoerd moeten worden. De gemaakte kosten worden door de leverancier van het pakket uiteindelijk doorbelast aan de organisaties die gebruik gaan maken van de nieuwe digitale aangiftemodule. Het is nog niet duidelijk welke belastingkantoren hier ook daadwerkelijk gebruik van gaan maken en het is mede afhankelijk van de leverancier van het in gebruik zijnde belastingpakket. In de begroting 2024 is voor de ontwikkeling van de digitale aangifte rekening gehouden met een projectbudget van € 50.000. De verwachting is dat in 2025 nog € 25.000 nodig is om het project af te ronden.
Naar verwachting treden de wijzigingen voor het nieuwe belastingstelsel voor de waterschappen op 1 januari 2026 in werking. Hiervoor zal het belastingpakket ook aangepast moeten worden. Vanwege de wettelijke wijziging zijn hier voor GBLT geen aanvullende kosten aan verbonden op het gebied van aanpassing van de belastingapplicatie door de leverancier. Er zal wel een intensief testtraject komen waarvoor een externe projectleider aangetrokken wordt en mogelijk vervangende capaciteit ingehuurd wordt. De raming voor het testtraject wordt ingeschat op € 75.000.
Invulling geven aan arbeidsmarktstrategie: educatie en voorlichting, opleiding en communicatie
Een onderdeel van de arbeidsmarktstrategie is werving en selectie. We onderzoeken hoe wij effectief de juiste kandidaten kunnen bereiken en aan ons kunnen binden. Per vacature wordt gekeken via welke media deze het beste kan worden uitgezet en hoe de vacaturetekst zo wervend mogelijk opgesteld kan worden, passend bij het gedachtegoed van GBLT. Medewerkers die al werken bij GBLT krijgen ruimschoots de gelegenheid zich verder te ontwikkelen, door opleidingen te volgen, maar ook door de overdracht van kennis en begeleiding door collega's. Op deze wijze proberen we medewerkers verdere kansen te bieden en te behouden voor GBLT.
Capaciteitsplanning voor brede inzetbaarheid over de keten
We streven naar brede inzetbaarheid van de medewerkers van GBLT over de keten door sturing op koppelvlakken en KPI's met behulp van dashboards.
In 2025 hebben we al onze koppelvlakken beschreven en de KPI's op alle niveaus bepaald. De dashboards om dit alles te monitoren zijn gereed, waardoor we in staat zijn snel bij te sturen waar nodig. We krijgen hierdoor nog beter inzicht in de pieken en dalen en kunnen daarop bijsturen. Enerzijds door de processen verder te optimaliseren, anderzijds door de breed inzetbare medewerkers op de juiste momenten in te plannen.
De bredere inzetbaarheid die in 2023 is ingezet zal in 2025 verder uitgekristalliseerd zijn. In 2024 gaan we aan de hand van de strategische personeelsplanning de benodigde inzet bepalen, de komende jaren vindt een uitstroom plaats waarop we moeten anticiperen. We proberen de (specialistische) kennis over te dragen aan zittende medewerkers en waar dat niet mogelijk is mensen van buiten aan te trekken. Door nog beter te sturen op de benodigde capaciteit door het jaar heen en medewerkers breder inzetbaar te maken, verwachten we met minder inhuur toe te kunnen de komende jaren.
Verandervermogen van de organisatie vergroten
Het verandervermogen van de organisatie willen we vergroten door inzet van specifieke en kwalitatieve verandercapaciteit vanuit georganiseerd portfoliomanagement. Dit is nodig om landelijke ontwikkelingen en regelgeving tijdig en goed te kunnen implementeren naast het reguliere productieproces.
We proberen steeds vroeger inzicht te krijgen in welke projecten we wanneer moeten starten. Dit doen we met behulp van een bedrijfsinformatieplan en het daaruit voortvloeiende projectenportfolio. Begin 2024 is een nieuwe projectportfoliomanager gestart en hebben we de pool van projectleiders uitgebreid. De verwachting is dat we hierdoor in 2025 voldoende kennis, kunde en capaciteit in huis hebben om onze projecten tijdig en goed uit te kunnen voeren.