·Data en services gescheiden ·Informatiearchitectuur ·Informatiemanagement en Archief ·Toonaangevend in digitale overheid

Data en services gescheiden

Het jaar 2021 was het eerste jaar waarin we samen met Centric gewerkt hebben aan de realisatie van het ontwikkelplan. Hierin werkten we samen aan de realisatie van de uitgangspunten van Common Ground waarbij data, processen en applicaties/services van elkaar gescheiden worden.

Naast het werk dat gedaan is, hebben we ook veel geleerd over de samenwerking, scrum methodiek en Common Ground. Er is voortschrijdend inzicht geweest, maar ook bevestiging van de gekozen werkwijze. Het inzicht is ontstaan op formulering van de mijlpalen, gekozen deadlines, scope-afspraken en verbeteringen in de werkwijze. Het leereffect en inzicht had ook een keerzijde. We hebben niet alle mijlpalen van 2021 gehaald. Deze schuiven we door naar 2022.

Voor 2022 hebben we weer een nieuw ontwikkelplan opgesteld. Hierin staan de mijlpalen voor 2022 beschreven. De geleerde lessen van het plan 2021 zijn hierin verwerkt.

Informatiearchitectuur

In 2021 zijn we gestart met het werken onder architectuur, met behulp van de inzet van een externe informatiearchitect. In het vierde kwartaal is een nieuwe I-adviseur gestart, waarmee het aantal op vier komt. Een van de taken van de nieuwe I-adviseur is het verder oppakken van de informatiearchitectuur, voortbordurend op de voorstellen die door de ingehuurde informatiearchitect zijn opgeleverd. Het werken onder architectuur heeft voor verschillende projecten zijn waarde al bewezen, denk hierbij aan het ontwikkeltraject voor het belastingsysteem, en de inrichting van het documentmanagementsysteem (DMS)/zaaksysteem.

Informatiemanagement en archief

Het afgelopen jaar is samen met de leveranciers Jetmail, Visma Circle en Bakerware hard gewerkt om per 1 januari 2022 de nieuwe Multi Channel Communicatie (MCC) omgeving en het nieuwe DMS/zaaksysteem in productie te nemen. Alle uitgaande en inkomende documenten worden door Jetmail verwerkt, zowel de analoge als de digitale documentenstroom. Gelijktijdig worden gefaseerd documenten opgeslagen in het DMS/zaaksysteem. De ontwikkeling van extra koppelingen was nodig om het zaakgericht werken daadwerkelijk te kunnen gaan toepassen.

Gezien de omvang, complexiteit en tijdsdruk op deze implementaties werkt nog niet alles feilloos. We werken er ook in 2022 hard aan om de omgevingen te optimaliseren.

De Archiefverordening en de Beheerregeling informatiebeheer zijn geactualiseerd en vastgesteld door het bestuur van GBLT. Tevens is een follow-up KPI-rapportage archiefbeheer vastgesteld en verstrekt aan de archiefinspecteur van de provincie Overijssel. Met de implementatie van het DMS/zaaksysteem is de laatste fase van het ‘Verbeterplan informatie- en archiefbeheer 2018-2020’ van de externe informatieadviseur afgerond.

Toonaangevend in digitale overheid

Met veel inspanningen is de aansluiting op de BAG 2.0 nog net in 2021 gerealiseerd. Dit betekent dat we de (maandelijkse) BAG-mutaties via berichtenverkeer ontvangen en niet meer via bestandsuitwisseling. Verder is de BAG aangepast vanwege een aantal wetswijzigingen. De software werkt nog niet geheel foutloos, maar goed genoeg om in productie te gaan. De komende periode zal Centric de software verder verbeteren.

Het Kadaster heeft de einddatum van BRK 1.0 naar achteren verschoven. Dit betekent dat de verplichte overgang naar BRK 2.0 pas in het laatste kwartaal van 2022 zal plaatsvinden.