Doelstelling wendbare organisatie
De ontwikkelingen vragen veel van ons als belastingorganisatie en haar medewerkers. Een deel van ons succes is dan ook afhankelijk van ons vermogen om de veranderingen vorm te geven. Zeker in een tijd waarbij meer op afstand wordt gewerkt, maar ook de aard van het vak steeds meer verschuift van administratief naar gegevensmanagement.
Om in te kunnen spelen op toekomstige ontwikkelingen moet dan ook worden geïnvesteerd in een meer wendbare organisatie. Dat houdt in dat we gemakkelijker kunnen omgaan met ontwikkelingen die op ons afkomen. Zonder dat dit leidt tot problemen in ons gewone werk of een te hoge werkdruk voor de medewerkers. Een organisatie met flexibiliteit en de juiste capaciteit en kennis op de juiste plek. Wat we daar in 2024 voor gaan doen, leest u hieronder.
Implementeren van 'werken onder architectuur'
In 2022 en 2023 hebben we ons voorbereid op het 'werken onder architectuur'. In 2024 gaan we het 'werken onder architectuur' toepassen. Architectuur zorgt voor inzicht en overzicht over het informatielandschap; het helpt ons om de juiste beslissingen te nemen bij vernieuwing en aanpassing in dat landschap. Bijvoorbeeld bij de vervanging van een applicatie. Als alle applicaties op elkaar zijn afgestemd, zijn we wendbaarder en kunnen we beter inspelen op veranderingen. De kaders, basisprincipes en richtlijnen van architectuur zijn dan duidelijk. Daarmee borgen we dat vernieuwingen passen binnen de algehele structuur en samenhang van de informatievoorziening van GBLT.
Externe ontwikkelingen die voor veel veranderingen kunnen zorgen in het informatielandschap zijn onder andere Common Ground, Haal Centraal (gebruik van API's), generieke processen van LLBP en Software as a Service (SaaS).
Eén van de I-adviseurs heeft de rol van informatiearchitect. Onder haar regie zal het werken onder architectuur samen met andere collega's vormgegeven worden. Hierdoor zal het 'werken onder architectuur' uit het reguliere budget worden gefinancierd.
Inrichten van processen conform Landelijke Lokale Belastingprocessen (LLBP)
In 2023 zijn verdere stappen gezet om alle relevante leveranciers mee te nemen in de LLBP en de LLBP ook breed ingezet te hebben bij gemeenten en belastingsamenwerkingen. Door het brede draagvlak bij zowel afnemers als leveranciers zal het leveranciers stimuleren hun software af te stemmen op de generieke processen. In 2024 gaan we daar hopelijk de eerste vruchten van plukken. Dat betekent ook dat wij ervoor moeten zorgen dat onze processen zijn ingericht conform de LLBP. Daarmee voorkomen we maatwerk en dus ook extra kosten.
De verwachting is dat de financiële bijdrage aan de LLBP in 2024 niet erg groot is en dan ook uit de reguliere begroting kan worden bekostigd. Het implementeren van de processen wordt door onze eigen mensen opgepakt.
Verder inzetten of optimaliseren van RPA
In 2023 hebben we RPA-software geïmplementeerd en enkele robots operationeel. Het betreft hier enkele stappen in het proces van bezwaarafhandeling. De bevindingen van 2023 nemen we mee in 2024, dan hebben we meer zicht op de mogelijkheden en dus voor welke werkzaamheden het slim is om RPA in te zetten. We gaan uit van externe inhuur voor het programmeren van de robots, waarbij we ook intern mensen willen opleiden om of zelf robots te kunnen programmeren, of in ieder geval zelf kleine wijzigingen te kunnen aanbrengen als dat nodig is. Door de inzet van RPA verwachten we mensen vrij te kunnen spelen en in te zetten op andersoortige werkzaamheden.
De kosten zijn deels afhankelijk van het aantal in te zetten robots. Een robot kan voor één actie c.q. processtap tegelijk worden ingezet, als acties gelijktijdig nodig zijn, zijn dan ook meerdere robots nodig. Waar we 2023 vooral gebruiken om ervaring op te doen, willen we in 2024 op basis van businesscases besluiten of RPA gewenst is of niet. Ervan uitgaande dat we RPA de komende jaren blijven inzetten komen we uit op de volgende kosten:
- Kosten robots en licenties 10.000 per jaar
- Inhuurkosten per te robotiseren proces 10.000
Voor 2024 worden de totale kosten geraamd op € 50.000. Mochten we op termijn zelf robots gaan ontwikkelen dan worden de inhuurkosten per proces een stuk lager of zelfs nihil. Het uiteindelijke doel van de inzet van RPA is dat we repeterende werkzaamheden kunnen verminderen en daardoor vrijkomende capaciteit kunnen inzetten op plekken waar meer waarde wordt toegevoegd.
Verder toepassen van het gebruik van geo-informatie (WOZ-deelobjecten kaart) en AI-taxatiemodellen.
In 2022 is een start gemaakt met (proef)waarderen m.b.v. AI-modellen. Hieruit is naar voren gekomen dat de AI-waarden een goede controle vormden voor de door de taxateurs zelf bepaalde (model)waarden. Een volgende stap is het dermate eigen maken, uitbouwen en verder verfijnen van de AI-modellen dat deze in 2024, naast de reguliere (model)waarde een volwaardige 2e modelwaarde vormt en daarmee de WOZ-waardering volledig ondersteunt. Hiermee wordt de WOZ-waarde op 2 manieren berekend, afgestemd en getoetst, wat de kwaliteit van de taxaties alleen maar zal doen toenemen. De inwoner heeft baat bij een zo nauwkeurig mogelijke WOZ-waarde.
In de aanbesteding van de nieuwe waarderingsapplicatie (implementatie 2023) zijn eisen en wensen opgenomen over het combineren van administratieve data en diverse kaartlagen in de waarderingsapplicatie. Een belangrijk onderdeel hierbij vormt de WOZ-deelobjectenkaart waarmee nog meer met kaarten gewerkt gaat worden in de uitvoering van de jaarlijkse waardering. Ook kunnen met behulp van (thema)kaarten diverse analyses verricht worden, zoals het visualiseren van bezwaren per wijk, buurt of prijsklasse. Dit levert een rijker informatiebeeld op.
Aanpassen van de digitale aangifte voor de zuiveringsheffing bedrijven
De digitale aangifte voor de zuiveringsheffing bedrijfsruimten zal aangepast moeten worden ter voorbereiding op de wijziging van het belastingstelsel voor de waterschappen. GBLT is een van de organisaties die momenteel meedenkt over de aanpassingen die doorgevoerd moeten worden. De gemaakte kosten worden door de leverancier van het pakket uiteindelijk doorbelast aan de organisaties die gebruik gaan maken van de nieuwe digitale aangiftemodule. Hoe hoog deze kosten zijn is nu nog niet in te schatten. Daarom wordt hiervoor voorlopig € 50K voor geraamd.