In dit deel van het bestuursverslag komen de onderstaande onderwerpen aan bod.
- Data en services gescheiden
- Informatiemanagement en archief
- Toonaangevend in digitale overheid
- Samenhangende objectenregistratie
Data en services en gescheiden
Het ontwikkeltraject met Centric is in 2022 beëindigd. Het scheiden van data en processen, wat bekend staat onder Common Ground, heeft binnen GBLT nog niet tot het gewenste resultaat geleid. Ook landelijk zien we dat de ontwikkeling op basis van Common Ground niet goed van de grond komt. De VNG heeft de regie gepakt en gaat een programma maken van Common Ground. We zullen de ontwikkelingen blijven volgen.
Informatiemanagement en archief
Informatiemanagement
In 2022 zijn de I-adviseurs (businessinformatiemanagers) verder in positie gebracht. Ze zijn betrokken bij de ontwikkelingen van de hun toegewezen domeinen, waardoor de afstemming tussen business en ICT nog beter is geworden. In de eerste helft van 2022 is het bedrijfsinformatieplan (BIP) voor 2023 afgerond. Uit het BIP zijn projecten en acties voortgekomen die in 2022 door de I-adviseurs samen met de managers en inhoudsdeskundigen zijn besproken en uitgezet voor 2023. De inzet van de I-adviseurs op de verschillende domeinen is goed bevallen en wordt dan ook voortgezet in de komende jaren. Ook de rol van informatiearchitect is opgepakt door een I-adviseur. In 2022 zijn hierin verdere stappen gezet, dit zal de komende jaren een vervolg krijgen.
Voor alle kritische applicaties is in 2022 het functioneel beheer verder ingericht. Dit wordt grotendeels door applicatiebeheerders gedaan, die van een technische rol evolueren naar een rol van functioneel beheerder.
Archief
Begin 2022 is het nieuwe zaaksysteem/DMS in gebruik genomen. De software is gekoppeld met de belastingsoftware en met de nieuwe dienstverlener voor Multi Channel Communicatie. Het is hierdoor mogelijk geworden informatie zaakdossiergericht te archiveren en aan de wettelijke verplichtingen te voldoen, zoals het toezien op de bewaartermijnen. Na voltooiing van het project is een werkgroep van start gegaan voor het optimaliseren van de inrichting rond documentenbeheer en voor het inrichten van zaakgericht werken. Het zaakgericht werken gaat ons helpen om een aantal servicebeloften te realiseren (alle informatie van een zaak/belastingplichtige direct inzichtelijk voor de behandelaar), om alle documenten goed vindbaar te maken en te kunnen voldoen aan de vastgestelde vernietigingstermijnen. De werkgroep zal het komend jaar verdergaan met het optimaliseren van het documentbeheer en het zaakgericht werken.
De KPI-rapportage informatie- en archiefbeheer GBLT over het jaar 2021 is door het dagelijks bestuur vastgesteld en verstrekt aan het College van Gedeputeerde Staten van Overijssel. De inspecteur is tevreden over de stappen die GBLT heeft gezet.
Toonaangevend in digitale overheid
De Wet digitale overheid (WDO) legt de basis voor verdere digitalisering van de overheid. Het gaat over veilig inloggen op een digitale dienstverleningsomgeving bij (semi-)overheidsinstanties. Zoals in de tweede bestuursrapportage aangegeven, is de invoering van de WDO vertraagd. Het is nog onduidelijk wanneer de WDO in werking treedt. We blijven de ontwikkelingen volgen.
Ook de invoering van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV) is vertraagd. De oorspronkelijk invoeringsdatum van 1 januari 2023 is verschoven naar 1 januari 2024. De WMEBV betekent dat wij klanten de mogelijkheid moeten bieden om formele berichten elektronisch te kunnen verzenden. We zijn verder gegaan met de inventarisatie van wat dit precies voor GBLT betekent.
Samenhangende objectenregistratie
Vooruitlopend op de totstandkoming van de samenhangende objectenregistratie (SOR) is het team Gegevensbeheer in 2022 bezig geweest met het afstemmen en gelijk trekken van de diverse basisregistraties, waaronder de WOZ en de BAG. Speerpunten hierbij waren/zijn:
- Gelijktrekken adressen uit de BAG met de adressen uit de belastingapplicatie;
- Controleren en gelijktrekken van de gebruiksoppervlaktes uit de BAG met die uit de WOZ-administratie (dit traject zal ook in 2023 verder voortgezet worden en onderdeel worden van de reguliere werkprocessen);
- Controleren en daar waar mogelijk gelijktrekken van de bouwjaren uit de BAG met die uit de WOZ-administratie (dit traject zal ook in 2023 verder voortgezet worden en onderdeel worden van de reguliere werkprocessen).
Vanwege het feit dat de SOR landelijk op een ‘laag pitje’ staat, is er in 2022 (nog) geen werk gemaakt van het opgestelde stappen- en beheerplan om de administraties zoveel mogelijk gelijk te houden. In aansluiting hierop zijn ook de kosten nog niet geheel in beeld. Wel is er in 2022 vooronderzoek gedaan naar de volledigheid van onder meer de vulling van de bouwjaren. Er is voor gekozen om nu vooral de administraties gelijk te trekken en te houden, waarmee we voorsorteren op de SOR.