Vergroten wendbaarheid
We willen toe naar meer breed inzetbare medewerkers, die verschillende basistaken voor hun rekening kunnen nemen. Zowel binnen de processen van hun afdeling als voor andere processen binnen onze organisatie. Zo kunnen we de pieken beter opvangen met eigen mensen, waardoor we minder inhuur nodig hebben. Ook de specialistische taken willen we breder gaan beleggen, om te voorkomen dat we afhankelijk zijn van de kennis van één persoon. Dit alles is een onderdeel van onze strategische personeelsplanning.
Daarnaast zijn we gestart met het ontwikkelen van een nieuw generiek functiehuis. Het doel daarvan is het genereren van meer flexibiliteit en wendbaarheid. Medewerkers zijn binnen een generiek functiehuis eenvoudiger op meerdere plekken in te zetten. Ook hoeven we niet voor iedere kleine verandering in de functieomschrijving het functiehuis aan te passen. Omdat het nieuwe generieke functiehuis gebaseerd is op ons reeds bestaande functiehuis, zal dit naar alle waarschijnlijkheid niet leiden tot grote wijzigingen in de waarderingen van de functies. We verwachten het generiek functiehuis in het eerste kwartaal van 2024 geïmplementeerd te hebben.
Ten slotte kunnen we constateren dat we in 2023 op verschillende plekken binnen onze organisatie nieuwe mensen hebben aangenomen die het leuk vinden om bij GBLT te werken en die de benodigde flexibiliteit in zich hebben.
Sourcingbeleid
We bekijken per perceel waar we werkzaamheden kunnen uitbesteden of zelf willen uitvoeren. Daarbij onderscheiden we voor de 2e bestuursrapportage twee belangrijke ontwikkelingen.
We zien geleidelijk een toename van applicaties die via SaaS worden afgenomen. Eén van de kenmerken van SaaS is dat het technisch beheer volledig door de leverancier wordt uitgevoerd. Hierdoor worden we ontzorgd. Voorbeelden van applicaties via SaaS zijn bijvoorbeeld de financiële applicatie en de telefooncentrale. De komende periode verwachten we nog meer applicaties via SaaS af te gaan nemen. Ondanks dat we daardoor een verschuiving zien van technisch beheer naar functioneel beheer, heeft dit vooralsnog geen consequenties voor onze beheerorganisatie.
Eind 2023 loopt het contract af met het uitzendbureau dat de inhuur voor onze frontoffice regelt. Een positieve businesscase met betrekking tot het in dienst nemen van deze medewerkers leidt ertoe dat we geen nieuwe aanbesteding doen voor de inhuur van frontoffice-medewerkers. In het vierde kwartaal van 2023 vinden sollicitatiegesprekken plaats met medewerkers van het uitzendbureau die hebben aangegeven bij ons in dienst te willen treden.
We zetten hierbij nadrukkelijk in op brede inzetbaarheid. De primaire taak ligt bij de frontoffice, maar daarnaast wordt men ook op andere werkzaamheden ingezet, zodat pieken kunnen worden opgevangen door onze eigen medewerkers, die op deze manier ook een goede afwisseling van werkzaamheden hebben. We zijn hiermee niet meer afhankelijk van een uitzendbureau, met vaak wisselende uitzendkrachten die een wekenlange training nodig hebben. Door medewerkers aan ons te binden met goede arbeidsvoorwaarden, ontwikkelkansen en bredere inzetbaarheid kunnen we kwaliteit leveren en blijven we flexibel. De kosten voor inhuur en de indiensttreding liggen ongeveer gelijk.
Vergroten van ketendenken
Wij hebben inmiddels het grootste deel van onze processen beschreven en in onze procestool Engage vastgelegd. Daarnaast hebben wij in diverse processen verbeteringen doorgevoerd en onze informatie en communicatie verbeterd. Komende periode gaan we verder met het opstellen van een uniforme werkwijze voor de processen 'postadressen' en 'adresonderzoek werven'. Ook gaan we het proces leegstand bedrijfsruimten verbeteren. Daarnaast hebben we via het ketenoverleg ondersteuning in verschillende processen geregeld van andere afdelingen. Zo wordt de brede inzetbaarheid van medewerkers gestimuleerd en vergroot.
Inzet van Robotic Process Automation (RPA)
Het eerste deel van dit jaar hebben we gebruikt om kennis en ervaring op te doen met de inzet van robots. We hebben software aangeschaft en geïnstalleerd om robots te bouwen. Een aantal medewerkers heeft een introductiedag gehad om kennis te maken met de inzet van robots met de betreffende software. De eerste twee kleine robots voeren inmiddels werk uit binnen GBLT.
In de afgelopen periode hebben we vervolgstappen gezet. We hebben afspraken gemaakt over de RPA-organisatie. Hoe komt een robot tot stand, wie neemt het initiatief, wie voert het beheer uit, etc.? Daarbij vinden we het belangrijk de medewerkers te betrekken bij de ontwikkeling van een robot. Zij weten het best welke werkzaamheden veel tijd kosten en wellicht slimmer en efficiënter kunnen worden opgepakt.
Voor het zelf ontwikkelen en onderhouden van een robot is specifieke kennis nodig. Twee applicatiebeheerders volgen hiervoor medio november een training. In de tussentijd denken we alvast na welke (sub)processen in aanmerking kunnen komen voor het inzetten van een robot. We zien mogelijkheden binnen meerdere afdelingen en verwachten dit jaar het aantal actieve robots te kunnen uitbreiden.
Klantgerichte processen conform LLBP Inrichten
Binnen GBLT wordt het inbedden van de LLBP-processen opgepakt in het ketenoverleg door de ketenmanager en de procesmanagers. Dit is een lopend proces, we streven ernaar om uiteindelijk alle processen bij GBLT volgens de LLBP-afspraken te implementeren. Op deze wijze conformeren we ons aan landelijke standaarden, waardoor er minder maatwerk nodig is en we in nieuwe aanbestedingen kunnen eisen dat de leverancier aan de LLBP-standaard voldoet.