Om in te kunnen spelen op toekomstige ontwikkelingen moeten we investeren in een meer wendbare organisatie. Dat houdt in dat we gemakkelijker kunnen omgaan met ontwikkelingen die op ons afkomen. Zonder dat dit leidt tot problemen in ons gewone werk of een te hoge werkdruk voor de medewerkers. Een organisatie met flexibiliteit en de juiste capaciteit en kennis op de juiste plek. Hieronder leest u wat we hier in 2024 aan gedaan hebben.
Implementeren van 'werken onder architectuur'
Architectuur zorgt voor inzicht en overzicht over het informatielandschap; het helpt ons om de juiste beslissingen te nemen bij vernieuwing en aanpassing in dat landschap. Bijvoorbeeld bij de vervanging van een applicatie. Als alle applicaties op elkaar zijn afgestemd, zijn we wendbaarder en kunnen we beter inspelen op veranderingen. De kaders, basisprincipes en richtlijnen van architectuur zijn dan duidelijk. Daarmee borgen we dat vernieuwingen passen binnen de algehele structuur en samenhang van de informatievoorziening van GBLT.
Het afgelopen jaar hebben we verdere stappen gezet in het werken onder architectuur. Inmiddels vindt bij elke nieuwe implementatie een architectuurtoets plaats op basis van de Landelijke Lokale Belastingprocessen (LLBP) en het architectuurplan. Daarbij wordt gekeken wat de impact is van het implementeren van een nieuwe applicatie c.q. manier van werken. In de nabije toekomst gaan we over tot het implementeren van nieuwe Software as a Service (SaaS-)applicaties. Deze SaaS-oplossingen zijn al gebaseerd op de standaard procesarchitectuur zoals binnen de LLBP is vastgesteld; hierdoor zal onze architectuur meer overeen gaan komen met de architectuur van LLBP.
Inrichten van processen conform de Landelijke Lokale Belastingprocessen (LLBP)
Het inbedden van de LLBP-processen is opgepakt in het Ketenoverleg. In het Ketenoverleg zijn alle procesmanagers binnen GBLT vertegenwoordigd en samen wordt gewerkt aan proces- en ketenoptimalisatie. We streven ernaar om uiteindelijk alle processen binnen GBLT volgens de LLBP-afspraken te implementeren. We maken hierbij ook gebruik van de door de LLBP geleverde KPI’s. Op deze wijze conformeren we ons aan landelijke standaarden, waardoor minder maatwerk nodig is en we in nieuwe aanbestedingen kunnen eisen dat de leverancier aan de LLBP-standaard voldoet. Onze leverancier van het belastingpakket heeft zich ook gecommitteerd aan deze standaard. De toetsing aan de LLBP-processen loopt gestaag door en wordt in 2025 afgerond, waarna alleen nog bijstelling noodzakelijk is als processen aan verandering onderhevig zijn.
We zijn dit jaar gestart met het project Gegevenshandboek. Hierin leggen we vast wat de koppelvlakken zijn tussen de verschillende (deel)processen en aan welke eisen de gegevens moeten voldoen. Hiermee voorkomen we dat we onjuiste of onvolledige data gebruiken. De eerste koppelvlakken zijn inmiddels opgepakt. Waar we fouten constateren door het verkeerd gebruik van de gegevens in de processen zoomen we in op de werkwijze. Het (deel)proces en/of de werkwijze worden vervolgens aangepast. De genoemde stappen moeten zorgen voor een nog beter lopende keten met minder fouten en daarmee een hogere klanttevredenheid. In 2025 moet het project Gegevenshandboek tot een afronding komen. Het gegevenshandboek wordt daarna bijgesteld wanneer dat van toepassing is, bij veranderingen in processen of datastromen.
Verder inzetten of optimaliseren van RPA
Het doel van RPA (robotic process automation) is om repeterende tijdrovende werkzaamheden zoveel mogelijk te laten uitvoeren door zogenaamde digitale robots. We hebben ervoor gekozen om RPA in te zetten om efficiencywinst te bereiken. In 2024 zijn twee ‘robotbouwers’ binnen GBLT opgeleid. Zij hebben in de tweede helft van 2024 enkele kleine deelprocessen/activiteiten gerobotiseerd. Parallel hieraan is gestart met het onderzoek naar welke (deel)processen zich lenen voor RPA; begin 2025 verwachten we de eerste operationalisering hiervan. In het algemeen geldt dat eerst een gedegen analyse wordt uitgevoerd voordat we overgaan tot het inzetten van robots. Pas als blijkt dat de verbeteringen (efficiencywinst) niet zonder robots gerealiseerd kunnen worden, worden deze ingezet.
Verder toepassen van het gebruik van geo-informatie (WOZ-deelobjectenkaart) en AI-taxatiemodellen
In het afgelopen jaar is een artificial intelligence (AI-)model ingezet als een controlemiddel ter ondersteuning van onze modelmatige WOZ-waardering. De waarde van het AI-model hebben we in het controleprotocol opgenomen en afwijkingen ten opzichte van de modelwaarden zijn gecontroleerd en onderzocht. Op deze wijze wordt de WOZ-waarde extra gecontroleerd en getoetst, wat de kwaliteit van de taxaties doet toenemen.
Daarnaast hebben we in de waarderingsapplicatie alle deelobjecten in de WOZ-deelobjectenkaart gevisualiseerd. Onder paragraaf 'Aantoonbare datakwaliteit', kopje 'Objectkenmerken WOZ benutten' wordt nader ingegaan op de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot de WOZ-deelobjectenkaart.
Aanpassen van de digitale aangifte voor de zuiveringsheffing bedrijven
De digitale aangifte voor de zuiveringsheffing bedrijfsruimten zal aangepast moeten worden ter voorbereiding op de wijziging van het belastingstelsel voor de waterschappen. GBLT is een van de organisaties die momenteel meedenkt over de aanpassingen die doorgevoerd moeten worden.
In maart 2024 heeft een informatieve sessie plaatsgevonden met verschillende belastingkantoren over de vernieuwing van de digitale aangifte. Naast de noodzakelijke aanpassingen voor het nieuwe belastingstelsel, is voor de waterschappen een belangrijk item "niet meer vragen naar de bekende weg", maar indien mogelijk gebruik te maken van reeds bekende gegevens. Onderzocht is of er mogelijk data uit de huidige aangiften kan worden gehaald. Zo niet, dan wordt gestart met een nulstand waarbij door middel van één uitgebreide aangifte met slimme vragen informatie wordt vergaard. Daarna worden deze gegevens als basis voor de configuratie gebruikt.
In augustus 2024 heeft hierover verdere afstemming plaatsgevonden met de leverancier en is door GBLT een format ten behoeve van de nieuwe digitale aangifte aangeleverd. Door de leverancier is aangegeven dat alvorens de digitale aangifte kan worden geïmplementeerd eerst de applicatie 'Mijn Portal' in gebruik moet worden genomen. De nieuwe digitale aangifte wordt in 2026 in gebruik genomen.